2018-06-04
Hakeaksesi työpaikkaa Suomen NCC-yhtiöiltä (“NCC” tai “me”), sinun edellytetään antavan NCC:lle henkilötietojasi, kuten yhteystiedot, koulutustiedot ja aiempi työkokemus / jäljempänä sanotusti (“Henkilötiedot”). NCC henkilötietojen rekisterinpitäjänä sitoutuu suojaamaan työnhakijoidemme (“sinä” tai “hakija(t)”) yksityisyyttä. Tässä tietosuojailmoituksessa (”Tietosuojailmoitus”) tiedotetaan henkilötietojesi käsittelystä, jota NCC tekee / teemme / työnhakuprosessin aikana.
Tässä Tietosuojailmoituksessa "käsittely" sisältää kaikki toimenpiteet, jotka koskevat Henkilötietojasi, mukaan lukien tietojen kerääminen, käsitteleminen, säilyttäminen, jakaminen, tietoihin pääseminen, käyttäminen, siirtäminen ja niistä määrääminen.
"Soveltuvat tietosuojalait" tarkoittavat kansallisia tietosuojalakeja ja –säännöksiä, sekä Tietosuojadirektiiviä 95/46/EY ja 25.5.2018 alkaen Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EU) 2016/679, annettu 27 päivänä huhtikuuta 2016 luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EU kumoamisesta (yleinen tietosuoja-asetus) ("GDPR").
"Henkilötiedot" määritellään kaikiksi tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyviksi tiedoiksi.
Tässä dokumentissa kerromme sinulle:
- mitä Henkilötietoja keräämme;
- mihin tarkoituksiin käytämme Henkilötietojasi;
- mihin laillisiin perusteisiin nojaudumme Henkilötietojesi käsittelyssä;
- kenelle voimme luovuttaa Henkilötietojasi;
- kuinka kauan säilytämme Henkilötietojasi;
- oikeutesi Henkilötietojesi suhteen;
- mistä voit kysyä kysymyksiä ja tehdä huomautuksia.
Henkilötietoja käytetään työnhakijan tunnistamiseksi ja työnhakijan soveltuvuuden arvioimiseksi haettavaan tehtävään. Voimme joissakin tapauksissa kysyä tavanomaisen työkokemuksesi ja yhteystietosi suoraan työnhakijalta tai vaihtoehtoisesti kerätä edellä sanotut tiedot tutkimusyrityksiltä tai liiketoimintaan liittyviltä sosiaalisen median tileiltä, kuten Linkedinistä yhteydenottotarkoituksiin suorahaku-tilanteissa. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on tietosuoja-asetuksen mukainen laillinen peruste (artikla 6.1 alakohta f), oikeutetun edun toteuttaminen. Tämä tarkoittaa, että henkilötietojasi käsitellään sopivien ehdokkaiden löytämiseksi avoimeen tai tulevaan paikkaan NCC:llä.
Rekrytointiprosessin osana voimme myös suorittaa luvallasi taustatarkastuksia arvioidaksemme hakemustasi ja sinua työnhakijana. Tällaisia selvityksiä ovat esimerkiksi suositusten tarkistaminen. Jos taustatarkastuksia suoritetaan, NCC varmistaa aina, että soveltuvia tietosuojalakeja noudatetaan.
Käytämme Henkilötietojasi edellä kuvattua käyttötarkoitusta varten. Voimme luovuttaa henkilötietojasi osana rekrytointiprosessia kolmansille osapuolille vain jos he käsittelevät niitä arvioidakseen soveltuvuuttasi haettavaan tehtävään, esimerkiksi henkilöarviointiyrityksille.
Henkilötietojesi käsittely on edellä kuvatusti välttämätöntä työhakemuksesi ja soveltuvuutesi arvioimiseksi. Pyydämme sinua välttämään mahdollisesti arkaluontoisiksi Henkilötiedoiksi katsottavien henkilötietojen kirjoittamista hakemukseesi (kuten terveystiedot, poliittiset mielipiteet, uskontoa tai muita samankaltaisia uskomuksia, ammattiliiton jäsenyys tai seksuaalinen suuntautuminen). Pyydämme sinulta erikseen kirjallisen suostumuksen, mikäli meidän täytyy käsitellä arkaluontoisia Henkilötietojasi.
Tässä yhteydessä keräämämme Henkilötiedot sisältävät:
Olet antanut meille Henkilötietojasi suoraan hakemuksesi kautta, mutta voimme vastaanottaa Henkilötietojasi myös epäsuoralla tavalla esim. kolmannen osapuolen kuten rekrytointitoimistojen kautta tai suostumuksellasi (artikla 6.1 a) GDPR), entisten työnantajien suosituksista sekä soveltuvin osin taloudellisia tietoja, kuten luottotietoraportteja taustatutkimusta tekeviltä yhtiöiltä. Luottotietoraportteihin liittyviä Henkilötietoja käsitellään ainoastaan sen ollessa välttämätöntä, kun esimerkiksi rekrytoimme johtoasemaan tai asemaan, johon sisältyy taloudellista vastuuta NCC:llä. Noudatamme edellä sanotuissa tilanteissa soveltuvia tietosuojalakeja.
Mikäli sinut palkataan NCC:lle työhakemuksesi perusteella, voimme käsitellä Henkilötietojasi, jotka ovat välttämättömiä työsopimuksen tekemiseksi ilman eri ilmoitusta (artikla 6.1 b) GDPR. Voimme täyttää työsopimukseen henkilötietosi valmiiksi työhakemuksen tietojen perusteella.
NCC:llä voi olla avoinna sellaisia työpaikkoja, joiden yhteydessä antamiasi tietoja voidaan pitää arkaluontoisina Henkilötietoina soveltuvien tietosuojalakien nojalla. Joissakin tapauksissa esimerkiksi terveydentilan selvittäminen voi olla olennaista arvioinnillemme ja tämän vuoksi pyydämme sinua soveltuvin osin antamaan nimenomaisesti suostumuksesi (artikla 9.2 a) GDPR).
Hakemuksesi säilyttäminen tulevia työmahdollisuuksia varten
Säilytämme yllä mainitut Henkilötietosi eli hakemuksesi ja cv:n (lukuun ottamatta muistiinpanoja haastatteluista sekä suosituksia) 2 vuotta rekrytointijärjestelmässämme, mikäli olet hakenut tiettyyn tehtävään. Erityisestä suostumuksesta voimme käyttää hakemustasi myös muihin NCC:llä avautuviin tehtäviin. Avoimet hakemukset säilytämme vuoden ajan, jonka jälkeen ne poistuvat järjestelmästä ellei hakemusta päivitetä.
Pääsy NCC:n sisällä
Pääsy Henkilötietoihisi on rajoitettu siten,. että vain ne NCC:n työntekijät, joilla on NCC:llä olevan työtehtävänsä puitteissa erityinen tarve tietää Henkilötietosi, pääsevät tietoihisi katselemaan tietojasi. Seuraavissa tehtävissä toimivilla NCC:n työntekijöillä voi olla pääsy Henkilötietoihisi:
- HR ja kyseiseen tehtävään rekrytoivat esimiehet arviointitarkoituksissa;
- Konsernin riskienhallinta;
- tietyissä tapauksissa IT-henkilöstö voi myös saada pääsyn tietoihisi, mutta vain tarvittavassa laajuudessa varmistaakseen työnhakusivumme ja rekrytointijärjestelmän asianmukaisen toiminnan.
NCC:n konserniyhtiöt
Edellä sanotusti erilliseen sopimukseen perustuen ja annetulla suostumuksellasi (artikla 6.1 a) GDPR) voimme enintään vuoden ajan jakaa yllä mainittuja Henkilötietojasi (lukuun ottamatta muistiinpanoja haastatteluista sekä suosituksia) muiden NCC:n konserniyhtiöiden kanssa arvioidaksemme sopivuuttasi NCC-konsernin yhtiöissä avoinna oleviin muihin työtehtäviin.
NCC:n puolesta toimivat henkilötietojen käsittelijät
Lisäksi NCC voi siirtää Henkilötietoja ulkopuolisille, kolmansille osapuolille, kuten palveluntarjoajille, jotka käsittelevät Henkilötietoja NCC:n ohjeiden perusteella (esimerkiksi IT-palveluntarjoajat). NCC:n Data Privacy Policy:n mukaan emme lähtökohtaisesti siirrä henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Jos poikkeustapauksessa NCC siirtäisi tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle, NCC varmistaa, että siirtävän tahon ja vastaanottavan ulkopuolisen osapuolen välillä on solmittu vakiosopimuslausekkeet. Vaihtoehtoisesti ennen tällaista siirtoa käytetään muita suojatoimia.
Muut vastaanottajat
Jos saamme Henkilötietojasi (hakemuksen ja cv:n) rekrytointi-, konsultti- tai henkilöarviointiyritysten kautta, sinun katsotaan lukeneen ja hyväksyneen tämän tietosuojailmoituksen ja ohjeistamme rekrytointitoimistojamme tiedottamaan sinua tästä. Tarkistamme aina myös kulloisessakin rekrytointiprosessissa mahdollisesti käytettävän yhteistyökumppanin tietosuojailmoitukset. Yhteistyökumppani vastaa Henkilötietojesi käsittelystä omalta osaltaan. Näiden toimien osalta pyydämme sinua tarkistamaan heidän tietosuojailmoituksensa.