Työnhakijan tietosuojailmoitus

2018-06-04

Hakeaksesi työpaikkaa Suomen NCC Yhtiöiltä (“NCC” tai “me”), sinun edellytetään antavan NCC:lle henkilötietojasi, kuten yhteystiedot, koulutustiedot ja aiempi työkokemus / jäljempänä sanotusti (“Henkilötiedot”). NCC henkilötietojen rekisterinpitäjänä sitoutuu suojaamaan työnhakijoidemme (“sinä” tai “hakija(t)”) yksityisyyttä. Tässä tietosuojailmoituksessa (”Tietosuojailmoitus”) tiedotetaan henkilötietojesi käsittelystä, jota NCC tekee / teemme / työnhakuprosessin aikana.

Tässä Tietosuojailmoituksessa "käsittely" sisältää kaikki toimenpiteet, jotka koskevat Henkilötietojasi, mukaan lukien tietojen kerääminen, käsitteleminen, säilyttäminen, jakaminen, tietoihin pääseminen, käyttäminen, siirtäminen ja niistä määrääminen.

"Soveltuvat tietosuojalait" tarkoittavat kansallisia tietosuojalakeja ja –säännöksiä, sekä Tietosuojadirektiiviä 95/46/EY ja 25.5.2018 alkaen Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EU) 2016/679, annettu 27 päivänä huhtikuuta 2016 luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EU kumoamisesta (yleinen tietosuoja-asetus) ("GDPR").

"Henkilötiedot" määritellään kaikiksi tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyviksi tiedoiksi.

Tässä dokumentissa kerromme sinulle:

  • mitä Henkilötietoja keräämme;
  • mihin tarkoituksiin käytämme Henkilötietojasi;
  • mihin laillisiin perusteisiin nojaudumme Henkilötietojesi käsittelyssä;
  • kenelle voimme luovuttaa Henkilötietojasi;
  • kuinka kauan säilytämme Henkilötietojasi;
  • oikeutesi Henkilötietojesi suhteen;
  • mistä voit kysyä kysymyksiä ja tehdä huomautuksia.

1. MIKSI KERÄÄMME JA KÄSITTELEMME HENKILÖTIETOJA JA MITÄ HENKILÖTIETOJA KERÄÄMME SINUSTA?

Henkilötietoja käytetään työnhakijan tunnistamiseksi ja työnhakijan soveltuvuuden arvioimiseksi haettavaan tehtävään. Voimme joissakin tapauksissa kysyä tavanomaisen työkokemuksesi ja yhteystietosi suoraan työnhakijalta tai vaihtoehtoisesti kerätä edellä sanotut tiedot tutkimusyrityksiltä tai liiketoimintaan liittyviltä sosiaalisen median tileiltä, kuten Linkedinistä yhteydenottotarkoituksiin suorahaku-tilanteissa. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on tietosuoja-asetuksen mukainen laillinen peruste (artikla 6.1 alakohta f), oikeutetun edun toteuttaminen. Tämä tarkoittaa, että henkilötietojasi käsitellään sopivien ehdokkaiden löytämiseksi avoimeen tai tulevaan paikkaan NCC:llä.

Rekrytointiprosessin osana voimme myös suorittaa luvallasi taustatarkastuksia arvioidaksemme hakemustasi ja sinua työnhakijana. Tällaisia selvityksiä ovat esimerkiksi suositusten tarkistaminen. Jos taustatarkastuksia suoritetaan, NCC varmistaa aina, että soveltuvia tietosuojalakeja noudatetaan.

Käytämme Henkilötietojasi edellä kuvattua käyttötarkoitusta varten. Voimme luovuttaa henkilötietojasi osana rekrytointiprosessia kolmansille osapuolille vain jos he käsittelevät niitä arvioidakseen soveltuvuuttasi haettavaan tehtävään, esimerkiksi henkilöarviointiyrityksille.

Henkilötietojesi käsittely on edellä kuvatusti välttämätöntä työhakemuksesi ja soveltuvuutesi arvioimiseksi. Pyydämme sinua välttämään mahdollisesti arkaluontoisiksi Henkilötiedoiksi katsottavien henkilötietojen kirjoittamista hakemukseesi (kuten terveystiedot, poliittiset mielipiteet, uskontoa tai muita samankaltaisia uskomuksia, ammattiliiton jäsenyys tai seksuaalinen suuntautuminen). Pyydämme sinulta erikseen kirjallisen suostumuksen, mikäli meidän täytyy käsitellä arkaluontoisia Henkilötietojasi.

Tässä yhteydessä keräämämme Henkilötiedot sisältävät:

Olet antanut meille Henkilötietojasi suoraan hakemuksesi kautta, mutta voimme vastaanottaa Henkilötietojasi myös epäsuoralla tavalla esim. kolmannen osapuolen kuten rekrytointitoimistojen kautta tai suostumuksellasi (artikla 6.1 a) GDPR), entisten työnantajien suosituksista sekä soveltuvin osin taloudellisia tietoja, kuten luottotietoraportteja taustatutkimusta tekeviltä yhtiöiltä. Luottotietoraportteihin liittyviä Henkilötietoja käsitellään ainoastaan sen ollessa välttämätöntä, kun esimerkiksi rekrytoimme johtoasemaan tai asemaan, johon sisältyy taloudellista vastuuta NCC:llä. Noudatamme edellä sanotuissa tilanteissa soveltuvia tietosuojalakeja.

Mikäli sinut palkataan NCC:lle työhakemuksesi perusteella, voimme käsitellä Henkilötietojasi, jotka ovat välttämättömiä työsopimuksen tekemiseksi ilman eri ilmoitusta (artikla 6.1 b) GDPR. Voimme täyttää työsopimukseen henkilötietosi valmiiksi työhakemuksen tietojen perusteella.

NCC:llä voi olla avoinna sellaisia työpaikkoja, joiden yhteydessä antamiasi tietoja voidaan pitää arkaluontoisina Henkilötietoina soveltuvien tietosuojalakien nojalla. Joissakin tapauksissa esimerkiksi terveydentilan selvittäminen voi olla olennaista arvioinnillemme ja tämän vuoksi pyydämme sinua soveltuvin osin antamaan nimenomaisesti suostumuksesi (artikla 9.2 a) GDPR).

Hakemuksesi säilyttäminen tulevia työmahdollisuuksia varten

Säilytämme yllä mainitut Henkilötietosi eli hakemuksesi ja cv:n (lukuun ottamatta muistiinpanoja haastatteluista sekä suosituksia) 2 vuotta rekrytointijärjestelmässämme, mikäli olet hakenut tiettyyn tehtävään. Erityisestä suostumuksesta voimme käyttää hakemustasi myös muihin NCC:llä avautuviin tehtäviin. Avoimet hakemukset säilytämme vuoden ajan, jonka jälkeen ne poistuvat järjestelmästä ellei hakemusta päivitetä.

2. NCC:N HENKILÖSTÖN OIKEUS KÄSITELLÄ HENKILÖTIETOJA JA HENKILÖTIETOJEN JAKAMINEN

Pääsy NCC:n sisällä

Pääsy Henkilötietoihisi on rajoitettu siten,. että vain ne NCC:n työntekijät, joilla on NCC:llä olevan työtehtävänsä puitteissa erityinen tarve tietää Henkilötietosi, pääsevät tietoihisi katselemaan tietojasi. Seuraavissa tehtävissä toimivilla NCC:n työntekijöillä voi olla pääsy Henkilötietoihisi:

  • HR ja kyseiseen tehtävään rekrytoivat esimiehet arviointitarkoituksissa;
  • Konsernin riskienhallinta;
  • tietyissä tapauksissa IT-henkilöstö voi myös saada pääsyn tietoihisi, mutta vain tarvittavassa laajuudessa varmistaakseen työnhakusivumme ja rekrytointijärjestelmän asianmukaisen toiminnan.

NCC:n konserniyhtiöt

Edellä sanotusti erilliseen sopimukseen perustuen ja annetulla suostumuksellasi (artikla 6.1 a) GDPR) voimme enintään vuoden ajan jakaa yllä mainittuja Henkilötietojasi (lukuun ottamatta muistiinpanoja haastatteluista sekä suosituksia) muiden NCC:n konserniyhtiöiden kanssa arvioidaksemme sopivuuttasi NCC-konsernin yhtiöissä avoinna oleviin muihin työtehtäviin.

NCC:n puolesta toimivat henkilötietojen käsittelijät

Lisäksi NCC voi siirtää Henkilötietoja ulkopuolisille, kolmansille osapuolille, kuten palveluntarjoajille, jotka käsittelevät Henkilötietoja NCC:n ohjeiden perusteella (esimerkiksi IT-palveluntarjoajat). NCC:n Data Privacy Policy:n mukaan emme lähtökohtaisesti siirrä henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Jos poikkeustapauksessa NCC siirtäisi tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle, NCC varmistaa, että siirtävän tahon ja vastaanottavan ulkopuolisen osapuolen välillä on solmittu vakiosopimuslausekkeet. Vaihtoehtoisesti ennen tällaista siirtoa käytetään muita suojatoimia.

Muut vastaanottajat

Jos saamme Henkilötietojasi (hakemuksen ja cv:n) rekrytointi-, konsultti- tai henkilöarviointiyritysten kautta, sinun katsotaan lukeneen ja hyväksyneen tämän tietosuojailmoituksen ja ohjeistamme rekrytointitoimistojamme tiedottamaan sinua tästä. Tarkistamme aina myös kulloisessakin rekrytointiprosessissa mahdollisesti käytettävän yhteistyökumppanin tietosuojailmoitukset. Yhteistyökumppani vastaa Henkilötietojesi käsittelystä omalta osaltaan. Näiden toimien osalta pyydämme sinua tarkistamaan heidän tietosuojailmoituksensa.

3. KUINKA KAUAN SÄILYTÄMME HENKILÖTIETOJASI?

Henkilötietojasi säilytetään niin kauan, kun se on tarpeen sen tarkoituksen saavuttamiseksi, johon tiedot kerättiin, erityisesti hakemuksesi ja tehtävään sopivuuden arvioimiseksi tai siten kuin lakisääteisesti edellytetään tai soveltuva laki sallii.

Säilytämme henkilötietoja (hakemus ja cv) vain niin kauan, kun se on yllä oleviin tarkoituksiin ehdottomasti välttämätöntä ja soveltuvien lakien mukaisesti. Hakemuksia säilytetään lähtökohtaisesti 2 vuotta rekrytointijärjestelmässä, jos olet hakenut NCC:lle tiettyyn tehtävään. Jos olet hakenut meille avoimella hakemuksella, säilytämme hakemusta 1 vuoden ajan. Tämän jälkeen saat järjestelmästä muistutuksen päivittää hakemus. Jos et päivitä hakemusta, se poistetaan.

Jos hakemuksesi tuloksena sinut palkataan NCC:lle, rekrytointiprosessin aikana kerättyjä Henkilötietoja voidaan siirtää suoraan työsopimukseesi ( esimerkiksi yhteystietosi).

Mikäli annat suostumuksesi, voimme käyttää työhakemustasi ja Henkilötietojasi NCC:llä tulevia työmahdollisuuksia varten yllä mainitun ajan. Sinulla on aina oikeus peruuttaa suostumuksesi tai kieltää Henkilötietojesi käyttö tätä tarkoitusta varten.

4. MITKÄ OVAT OIKEUTESI?

Oikeus tietojen oikaisemiseen

NCC tekee Soveltuvan tietosuojalain mukaiset toimenpiteet pitääkseen Henkilötietosi paikkansapitävinä, täydellisinä ja ajan tasalla. Jos huomaat, että Henkilötietosi ovat puutteelliset, vaillinaiset tai virheelliset, sinulla on oikeus saada Henkilötietosi oikaistuksi.

Lisäksi sinulla on myös oikeus pyytää pääsyä käsittelemiimme Henkilötietoihisi.

Lisäoikeudet 25.5.2018 alkaen

25.5.2018 alkaen sinulla on Soveltuvan tietosuojalain mukaan oikaisemisen lisäksi oikeus:

(i) Pääsy henkilötietoihin

Voit pyytää vahvistusta siitä, käsitelläänkö Henkilötietojasi Suomen NCC-Yhtiöissä ja jos käsitellään, voit pyytää pääsyä Henkilötietoihisi. Olet myös oikeutettu saamaan kopion käsiteltävistä henkilötiedoistasi. Jos pyyntö esitetään sähköisesti, tiedot annetaan yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa.

(ii) Tietynlaisen käsittelyn vastustaminen

Sinulla on oikeus vastustaa Henkilötietojesi käsittelyä oikeutetun edun perusteella.

(iii) Poistaminen

Voit saada Henkilötietosi poistetuksi kun Henkilötietojasi ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin. Hakemusten säilytysajat on kuvattu tässä dokumentissa aiemmin.

(iv) Käsittelyn rajoittaminen

Voit pyytää meitä rajoittamaan Henkilötietojesi käsittelyä tietyissä tilanteissa siten, että se koostuu vain Henkilötietojesi säilyttämisestä.

(v) Suostumuksen peruuttaminen

Sinulla on milloin tahansa oikeus peruuttaa Henkilötietojen käsittelemiseksi antamasi suostumus siinä laajuudessa, kun käsittely perustuu suostumukseesi esimerkiksi, jos olet antanut meille tiettyyn hakemaasi tehtävään liittyen merkityksellisiä arkaluontoisia Henkilötietoja (kuten terveystietoja).

(vi) Tiedon siirrettävyys

Voit pyytää koneellisesti luettavassa muodossa olevan kopion Henkilötiedoista, joita käsitellään suostumuksesi perusteella tai sen perusteella, että käsittely on välttämätöntä sopimuksen tekemiseksi kanssasi ja, jotka olet antanut NCC:lle (tiedon siirtäminen järjestelmästä toiseen) sekä pyytää tietojen siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle (sen ollessa mahdollista).


Huomautus valvontaviranomaiselle

Sinulla on aina oikeus tehdä Henkilötietojesi käsittelyä koskevia huomautuksia toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle, jos soveltuvissa tietosuojalaeissa niin säädetään. Tietosuojaviranomaiseen voi ottaa yhteyttä täällä: http://www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html.

5. TURVALLISUUS

Varmistamme, että pääsy tietoihisi on tarkasti turvattu käyttämällä asianmukaisia suojatoimia ottaen huomioon uusimman tekniikan, toteuttamiskustannukset ja käsittelyn luonteen, laajuuden, asiayhteyden ja tarkoituksen sekä riskit. Tämän sitoumuksen lisäksi olemme ottaneet käyttöömme asianmukaiset tekniset, fyysiset ja organisatoriset toimenpiteet suojellaksemme henkilötietojasi luvatonta tai vahingossa tapahtuvaa tuhoutumista, muuttamista tai luovuttamista; väärinkäyttöä; vahinkoa; varkautta tai vahingossa tapahtuvaa häviämistä; tai luvatonta pääsyä vastaan.

6. YHTEYSTIEDOT

Jos sinulla on kysymyksiä tai Henkilötietojesi käsittelyä koskevia huolia tai haluat käyttää oikeuksiasi Soveltuvan Tietosuojalain nojalla tai peruuttaa hyväksyntäsi hakemuksesi ja henkilötietojesi säilyttämiseksi tulevia avautuvia työpaikkoja varten, ota ystävällisesti yhteyttä NCC:hen alla olevia yhteystietoja käyttämällä.

Henkilötietojen rekisterinpitäjä on NCC AB (556034-5174)

NCC AB
Vallgatan 3
Att: NCC GDPR Team
170 80 Solna, Ruotsi

gdpr@ncc.se

7. MUUT ILMOITUKSET

Varaamme oikeuden päivittää tätä selostetta tarvittaessa esimerkiksi noudattaaksemme lain muutoksia, muutoksia sääntelyssä, uusia käytäntöjä ja menettelyitä, tai viranomaisen määräämiä vaatimuksia. Uusin versio on aina saatavilla tällä sivulla ja muutokset tulevat voimaan niiden julkaisupäivästä alkaen tai verkkosivustomme työpaikkasivun kautta. Päivämäärä, jolloin tätä tekstiä on viimeksi muutettu, on löydettävissä asiakirjan ylätunnisteesta.

Olet vastuussa omista tiedoistasi ja niiden antamisesta hakemuksesi yhteydessä. Älä anna tietoja, jotka loukkaavat muiden yksityisyyttä, julkisuutta, luottamuksellisuutta tai immateriaalioikeuksia, mukaan lukien liikesalaisuuksia paljastavia tietoja, ellet omista oikeuksia tai sinulla ole omistajan lupaa näin toimimiseen. Selvyyden vuoksi, emme ole vastuussa tai velvollisia kolmannen osapuolen yksityisyyden, luottamuksellisuuden tai immateriaalioikeuksien loukkaamisesta, joka johtuu meidän työpaikkasivustollemme antamistasi tiedoista.