Työnhakijan tietosuojailmoitus

Päivitetty viimeksi kesäkuussa 2022

Tässä selosteessa on tietoa henkilötietojen käsittelystä työnhakijoille rekrytointiprosessin yhteydessä.

Henkilötiedoilla tarkoitetaan tietoja, joista henkilö voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, esimerkiksi nimi ja IP-osoite.

Kuka on henkilötietojesi käsittelystä vastaava rekisterinpitäjä?

NCC-konsernin yhtiö, jossa avoin työtehtävä on, on tämän selosteen tarkoittama henkilötietojen käsittelystä vastaava rekisterinpitäjä.

Mistä henkilötietoja kerätään?

Keräämme henkilötietoja seuraavilta tahoilta:

Sinä itse. Keräämme henkilötiedot, jotka itse annat meille hakemuksen ja CV:n yhteydessä.
Yhteyshenkilöt. Tarkistamme yleensä suositukset osana rekrytointiprosessia ja keräämme henkilötiedot, jotka suosittelijasi antavat sinusta meille.
Konserniyritykset. NCC-konsernin yritykset tekevät yhteistyötä ja voivat jakaa henkilötietoja keskenään.
Julkisesti saatavilla olevat lähteet. Voimme kerätä henkilötietoja sinusta myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä.
Työnvälitystoimistot. Käytämme tarvittaessa erilaisia työnvälitystoimistoja auttamaan meitä rekrytoinnissa tiettyihin tehtäviin. Keräämme siinä tapauksessa toimistojen meille antamia henkilötietoja.

Mitä henkilötietoja keräämme?

Käsittelemme vain tarvitsemiamme tietoja riippuen siitä, mitä työpaikkaa olet hakenut ja miten olet vuorovaikutuksessa kanssamme. Käsittelemme ja käytämme seuraavia henkilötietoluokkia:

Viestintä. Meille lähettämiesi sähköpostien ja muiden viestien sisältö, esimerkiksi rekrytoinnin yhteydessä antamasi vastaukset.
Yhteystiedot. Tiedot, joiden avulla voit ottaa sinuun yhteyttä, esim. osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
Henkilöllisyystiedot. Tiedot, joiden avulla sinut voidaan tunnistaa, kuten nimesi, ja tietyissä tapauksissa henkilötunnuksesi tai vastaava tunnistetieto.
Tiedot pätevyydestä. Henkilötiedot, jotka liittyvät pätevyyksiisi, kuten koulutukseen, työkokemukseen, tutkintotodistuksiin ja ajokorttiin.
Taustatiedot. Tiedot sinusta, kuten sukupuolesta ja iästä, nykyisestä työstä, työsuhdehistoriasta NCC:llä tai muun työnantajan palveluksessa.
Testitiedot. Rekrytointiprosessin osana suorittamiisi testeihin liittyvät henkilötiedot, kuten testin tyyppi, testipäivämäärä ja testitulokset.

Mihin tarkoituksiin ja minkä oikeusperusteen nojalla käytämme henkilötietojasi?

Käsittelemme hakijoiden henkilötietoja tässä osiossa kuvattuihin yleisiin tarkoituksiin. Huomaa, että kaikki käsittelytavat eivät välttämättä koske sinua. Käsittelytavat voivat vaihdella riippuen siitä, miten olet vuorovaikutuksessa kanssamme ja mihin työtehtävään olet hakenut.

Rekrytointiprosessin hallinta.

Käytämme henkilötietoja rekrytointiprosessin hallintaan, esimerkiksi hakemuksesi (mukaan lukien CV ja hakemuskirje) keräämiseen ja tarkastamiseen sekä hakemuksesi arvioimiseen ja viestintään rekrytointiprosessin aikana.

Henkilötiedot

Oikeusperuste

Henkilöllisyystiedot
Viestintä
Yhteystiedot
Taustatiedot
Tiedot pätevyydestä

Sopimuksen noudattaminen. Käsittely on välttämätöntä toimenpiteiden suorittamiseksi ennen mahdollisen työsopimuksen solmimista.

Oikeutettu etu. Mikäli et ole pyytänyt tiettyä toimenpidettä, henkilötietojen käsittely on välttämätöntä rekrytointiprosessin hallinnointia varten, ja tämä on oikeutetun etumme mukaista.

Henkilötunnuksen käsittely on välttämätöntä tätä tarkoitusta varten, eli rekrytointiprosessin hallintaan ja henkilöllisyytesi varmistamiseen.

Suositusten tarkastaminen

Käytämme hakijoiden ja suosittelijoiden henkilötietoja suositusten tarkastamiseen. Tämä voi tarkoittaa viestintää ja hakijan pätevyyksien varmistamista sekä lisätietojen hankkimista hakijan taustasta, kokemuksesta ja taidoista.

Henkilötiedot	Oikeusperuste
Viestintä Yhteystiedot Henkilöllisyystiedot Taustatiedot	Oikeutettu etu. Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä saadaksemme suosittelijoiden näkemyksen hakijoista rekrytointiprosessin yhteydessä, ja tämä on oikeutetun etumme mukaista.

Testien suorittaminen ennen työsuhteen solmimista

Teemme tarvittaessa testejä ennen työsuhteen solmimista (esimerkiksi seulontatestejä) osana rekrytointiprosessia. Jos ennen työsuhteen solmimista suoritettavat testit ovat tarpeellisia, ilmoitamme niistä ja pyydämme hyväksyntääsi kyseisiin tarkastuksiin ja testeihin.

Henkilötiedot	Oikeusperuste
Viestintä Yhteystiedot Henkilöllisyystiedot Taustatiedot Testitiedot	Oikeutettu etu. Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä, kun teemme testejä ennen työsuhteen solmimista ja arvioimme niiden tuloksia, ja niiden toteuttaminen on oikeutetun etumme mukaista.

Taustatarkastusten arviointi

Otamme vastaan ja arvioimme ulkopuolisten yritysten tekemien taustatarkastusten tuloksia. Taustatarkastus voi sisältää erilaisia tarkistuksia hakemastasi tehtävästä riippuen. Käsittelyn laillinen perusta on oikeutettu etumme saada ja analysoida taustatarkastusten tuloksia.

Taustatarkastuksen suorittava yritys kertoo sinulle yksityiskohtaisesti henkilötietojen lähteistä ja pyytää hyväksyntääsi tällaisten taustatarkastusten suorittamiseksi.

Rekrytointiprosessin seuranta ja arviointi

Käytämme henkilötietoja rekrytointiprosessin seurantaan ja arviointiin, esimerkiksi raporttien luomiseen ja hakijamäärien tilastointiin. Tietoja siitä, miten työnhakija kokee rekrytointiprosessin, voidaan kerätä vapaaehtoisen kyselyn avulla.

Henkilötiedot	Oikeusperuste
Henkilöllisyystiedot Tiedot pätevyydestä Taustatiedot Kyselyssä vapaaehtoisesti annetut tiedot	Oikeutettu etu. Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä, kun teemme testejä ennen työsuhteen solmimista ja arvioimme niiden tuloksia, ja niiden toteuttaminen on oikeutetun etumme mukaista.

Oikeudellisten vaateiden laatiminen, esittäminen ja puolustaminen

Käytämme henkilötietojasi tarvittaessa oikeusvaateiden laatimiseen, esittämiseen ja puolustamiseen esimerkiksi riidan tai oikeuskäsittelyn yhteydessä. Luovutamme tätä tarkoitusta varten henkilötietoja eri vastaanottajille, ks. alla.

Henkilötiedot	Oikeusperuste
Vain ne henkilötietoryhmät, joihin liittyvien tietojen käsittely on välttämätöntä oikeudellisten vaateiden käsittelemiseksi ja puolustamiseksi kyseisessä tapauksessa.	Oikeutettu etu. Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä oikeudellisten vaateidemme laatimiseksi, esittämiseksi ja puolustamiseksi, ja tämä on oikeutetun etumme mukaista.

Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen

Käytämme henkilötietoja tarvittaessa lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi ja lain noudattamiseksi, esimerkiksi täyttääksemme työsuhde- ja tietosuojavelvoitteet.

Henkilötiedot	Oikeusperuste
Vain ne henkilötietoryhmät, joihin liittyvien tietojen käsittely on välttämätöntä lakisääteisten velvoitteiden käsittelemiseksi ja noudattamiseksi.	Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen Käsittely on välttämätöntä lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi.

Miten suojelemme henkilötietojasi?

Teemme töitä sen eteen, että käsittelemämme henkilötiedot ovat aina turvassa ja että niitä käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön sekä sisäisten käytäntöjemme mukaisesti. Tietoturva ja henkilötietojen asianmukainen suojaus ovat meille tärkeitä asioita. Pyrimme toteuttamaan kansainvälisen ISO 27000 -standardin mukaisia suojaustoimenpiteitä, jotta tietojen suojaustaso olisi asianmukainen eikä henkilötietoja joutuisi ulkopuolisten käsiin.

Kenelle jaamme henkilötietojasi?

Luovutamme henkilötietojasi tarvittaessa eri vastaanottajille eri syistä. Se, kenelle tietojasi jaamme, riippuu suhteestasi NCC:hen. Ellei toisin ole mainittu, henkilötietojesi vastaanottaja on itse vastuussa niiden käsittelystä.

Palveluntarjoajat

Käsitellessämme henkilötietoja jaamme niitä palveluntarjoajille, joiden palveluja käytämme. Nämä palveluntarjoajat tarjoavat esimerkiksi IT-palveluja. Kun palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja meidän toimeksiannostamme ja meidän ohjeidemme mukaisesti, palveluntarjoajat ovat vain käsittelijöitä, ja me olemme vastuussa henkilötietojesi käsittelystä. Palveluntarjoajat eivät saa käyttää henkilötietojasi omiin tarkoituksiinsa ja ovat lain sekä kanssamme solmitun sopimuksen nojalla velvollisia suojelemaan tietojasi.

Työnvälitystoimistot

Kun käytämme työnvälitystoimistoja rekrytointiprosessin hallintaan, jaamme henkilötietoja samoihin tarkoituksiin. Siinä määrin kuin ne toimivat henkilötietojen käsittelijöinä, olemme vastuussa henkilötietojesi käsittelystä.

Tarkoitus	Henkilötiedot	Oikeusperuste
Rekrytointiprosessin hallinta	Viestintä Yhteystiedot Henkilöllisyystiedot Tiedot pätevyydestä	Oikeutettu etu. Mikäli et ole pyytänyt tiettyä toimenpidettä, henkilötietojen käsittely on välttämätöntä rekrytointiprosessin hallinnointia varten, ja tämä on oikeutetun etumme mukaista.

Taustatarkastuksia tekevät yritykset

Jos käytämme ulkoisia yrityksiä taustatarkastusten tekemiseen (ks. yllä), jaamme niille perustietosi, jotta ne voivat suorittaa taustatarkastuksen ja raportoida tulokset meille. Taustatarkastuksen tulos säilytetään vain 14 päivää sen jälkeen, kun tuloksesta on ilmoitettu hakijalle.

Tarkoitus	Henkilötiedot	Oikeusperuste
Henkilöllisyyden varmistaminen taustatarkastusten yhteydessä	Henkilöllisyystiedot	Oikeutettu etu. Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä saadaksemme apua taustatarkastusten tekemiseen, ja tämä on oikeutetun etumme mukaista.

Konserniyritykset

NCC-konsernin yritykset tekevät yhteistyötä ja voivat jakaa henkilötietoja keskenään.

Tarkoitus	Henkilötiedot	Oikeusperuste
Henkilöstön keskinäinen viestintä	Viestintä Yhteystiedot Henkilöllisyystiedot Tiedot pätevyydestä Taustatiedot	Oikeutettu etu. Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä henkilöstömme oikeutettujen etujen kannalta.

Muut vastaanottajat

Luovutamme henkilötietojasi tarvittaessa muille vastaanottajille seuraavista syistä:

fuusion tai liiketoiminnan myynnin hallinta
oikeusvaateiden ja oikeuksien harjoittaminen ja puolustus
lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen
pyyntöön vastaaminen
henkilöstön suojaaminen ja turvallisuuden varmistaminen.

Tarkoitus	Henkilötiedot	Oikeusperuste
Fuusion tai liiketoiminnan myynnin hallinta	Vain tähän tarkoitukseen välttämättömät henkilötiedot jaetaan vastaanottajalle.	Oikeutettu etu. Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä myynnin tai fuusion toteuttamiseen, ja tämä on oikeutetun etumme ja ostajan edun mukaista.
Oikeudellisten vaateiden laatiminen, esittäminen ja puolustaminen	Oikeudellisten vaateiden laatiminen, esittäminen ja puolustaminen Vain tähän tarkoitukseen välttämättömät henkilötiedot jaetaan vastaanottajalle. Oikeutettu etu. Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä oikeudellisten vaateidemme laatimiseksi, esittämiseksi ja puolustamiseksi, ja tämä on oikeutetun etumme mukaista.	Oikeutettu etu. Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä oikeudellisten vaateidemme laatimiseksi, esittämiseksi ja puolustamiseksi, ja tämä on oikeutetun etumme mukaista.
Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen	Vain ne henkilötietoryhmät, joihin liittyvien tietojen käsittely on välttämätöntä oikeudellisten vaateiden käsittelyyn kyseisessä tapauksessa.	Lakisääteinen velvoite. Käsittely on välttämätöntä lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi, esimerkiksi kun kyseessä on henkilöstön osallistumisoikeus.
Pyyntöön vastaaminen	Vain tähän tarkoitukseen välttämättömät henkilötiedot jaetaan vastaanottajalle.	Oikeutettu etu tai lakisääteisen velvoitteen noudattaminen. Siinä määrin kuin olemme velvollisia vastaamaan pyyntöön, henkilötietoja käytetään tämän lakisääteisen velvoitteen täyttämiseen. Muussa tapauksessa käsittely perustuu edunvertailuun, jonka puitteissa se on tarpeen yrityksen ja tilaajan oikeutetun edun täyttämiseksi pyyntöön vastaamisen yhteydessä.

Missä henkilötietoja käsitellään ja säilytetään?

Pyrimme aina pitämään henkilötiedot EU-alueella. Joissakin tapauksissa henkilötietojasi jaetaan EU/ETA-alueen ulkopuolisille vastaanottajille, kuten esimerkiksi palveluntarjoajille, joiden palveluita käytämme.

Varmistamme henkilötietojesi turvallisuuden käyttämällä asianmukaisia suojaustoimenpiteitä kaikkien palveluntarjoajien kanssa. EU/ETA-alueen ulkopuolella toimimme paikallisen lainsäädännön puitteissa. Tavallisesti teemme tiedonsiirtosopimuksen, joka sisältää niin sanottuja vakiosopimuslausekkeita henkilötietojen siirtämiseen liittyen.

Jos haluat lisätietoja siitä, mihin EU/ETA-alueen ulkopuolisiin maihin siirrämme henkilötietojasi ja mitä toimenpiteitä olemme tehneet henkilötietojesi suojelemiseksi, ota meihin yhteyttä.

Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin se on tarpeen tietojen käsittelyn tarkoituksen täyttämiseksi ja sovellettavien lakisääteisten vaatimusten täyttämiseksi. Käytämme säilytysajan määrittämiseen seuraavia kriteerejä:

tietoja säilytetään niin kauan kuin rekrytointiprosessi on käynnissä
tietoja säilytetään niin kauan kuin NCC:n lakisääteiset velvoitteet edellyttävät
tietoja säilytetään niin kauan kuin henkilötietoja voidaan tarvita oikeusvaateiden laatimiseen, esittämiseen ja puolustamiseen (viitaten lakisääteisiin ja muihin vanhentumisaikoihin)
tietoja säilytetään niin kauan kuin meillä on toinen oikeutettu liiketoiminnallinen tarkoitus henkilötietojen säilyttämiseen (esim. rekrytointiprosessin arviointi).

Taustatarkastuksissa käsiteltyjä henkilötietoja käsitellään vain rekrytointiprosessin aikana, eikä niitä dokumentoida tai tallenneta.