Toimitiloja tarvitaan – ehkä enemmän kuin koskaan

Psykologin taustan omaava Annu Haapakangas on tutkinut työtilojen hyvinvointivaikutuksia tieto- ja asiantuntijatyössä vuodesta 2007 alkaen. Toimistotilojen yli satavuotiseen historiaan sisältyy siirtymä koppikonttorikulttuurista 1990-luvun avokonttoreihin ja niiden kautta 2000-luvun monitilatoimistoihin.

– Monitilatoimistot ovat tulleet tutkijoiden fokukseen viimeisen kymmenen vuoden aikana. Matka koppikulttuurista monitilatoimistoon on pidempi kuin oma urani tutkijana, Haapakangas sanoo.

Monitilatoimiston parhaat puolet?

Monitilatoimisto on tutkimusten mukaan huomattavasti parempi vaihtoehto perinteiselle avokonttorille. Tämä johtuu siitä, että monitilatoimistot ovat paremmin suunniteltuja ja ne sisältävät monipuolisesti erilaisia tiloja erilaiseen työskentelyyn – keskittymistä vaativista töistä luovaan tiimityöhön.

– Käytännössä on nähty, että monitilatoimistossa voidaan kompensoida perinteisen avotilan huonoja puolia. Monitilatoimistoissa on enemmän valinnanvaraa, mikä lisää myös hallinnan tunnetta ja tyytyväisyyttä työympäristöön, Haapakangas toteaa.

Niistä organisaatioista, jotka ovat siirtyneet suoraan koppikonttoreista monitoimitilatoimistoon, on vähän tutkimusta. Yhteinen haaste muutoksissa on yleisesti muutoksen vastustaminen.

– Kun ihminen on tottunut omaan huoneeseen tai työpisteeseen, hän ei yleensä koe tarvetta muutokseen. Työympäristömuutoksissa hyvinvointivaikutukset eivät liity pelkästään työtilojen ominaisuuksiin, vaan myös siihen, miten muutosjohtaminen ja henkilöstön huomioonottaminen onnistuu.

Eikö enää kaivata koppikonttoreita?

– Työntekijät pitävät omaa huonetta edelleen hyvänä niillä aloilla, joissa tähän on pitkät perinteet. Maailma on kuitenkin muuttunut. Työnantajille tänä päivänä merkityksellisiä asioita toimitiloissa ovat vastuullisuus, energiatehokkuus, joustavuus, yhteisöllisyys ja viihtyisyys, Haapakangas sanoo.

Isona trendinä muutosta vie eteenpäin digitalisaatio, joka mahdollistaa monipaikkaisuuden ja paikasta riippumattoman työn tekemisen. Muutosveturina toimii myös tietotyön lisääntyminen koko yhteiskunnassa. Uuden luominen vaatii verkostoja ja yhdessä tekemistä.

– Työtiloissa tämä näkyy pyrkimyksenä tukea yhteistyötä erilaisin tilaratkaisuin, mutta työympäristössä pitäisi huomioida myös tietotyön tehtävien monipuolisuus. Ylipäätään pitäisi miettiä työstä lähtöisin olevia työtilaratkaisuja sen sijaan, että kaikille tarjotaan samaa.

Mitä tapahtuu, jos ei tapaa ketään?

Korona heitti suuren osan työtekijöistä tilanteeseen, jossa viimeistään oli otettava mittava digiloikka etätyövälineineen, teamseineen ja zoomeineen. Suomessa ja maailmalla on tehty tutkimuksia, joiden mukaan etätöistä on saatu hyviä kokemuksia, mutta samalla kaipuu toimistolle on kasvanut.

On myös keskusteltu siitä, millaisiksi työpaikat muuttuvat, jos ihmiset eivät kohtaa ja tutustu. Mitä tapahtuu sitoutumiselle, luovuudelle, innovoinnille ja yhteisöllisyydelle, jos ei tapaa ketään?

– Tutkijana on mielenkiintoista, että jo ensimmäisenä koronakeväänä alettiin kirjoittaa juttuja toimiston uudesta merkityksestä työympäristönä. Koronan jälkeinen aika toi esiin kysymyksen, miten ihmiset saadaan palaamaan toimistoille. Tutkimusten mukaan työtilojen laatu vaikuttaa paluuseen, Haapakangas kertoo.

Mikä saisi tulemaan työpaikalle?

Haapakangas suosittelee olemaan avoin työntekijöiden toiveiden ja työskentelytapojen moninaisuudelle.
– Kiinteistökehittäjillä on varmasti paras tuntuma siihen, mitä asiakasorganisaatiot uudessa tilanteessa toimitiloilta toivovat, hän toteaa.

– Itselläni on toimitilojen melututkimustaustaa, joten korostan työrauhaa sekä yksityisyyttä yhteisöllisyyden rinnalla. Tutkimukset tulevaisuuden työskentelystä kertovat, että vaikka työpaikalle mennään yhä enemmän yhteistyötilanteita varten, ainakin osalle keskittymismahdollisuudet ovat merkittävä tekijä.

Tutkimusten mukaan työntekijät tarvitsevat myös työn tarjoamia voimavaroja, kuten vaikutusmahdollisuuksia, palvelevaa johtamista, työpaikan reiluja käytäntöjä sekä yhteenkuuluvuutta työpaikan ja esihenkilön kanssa. Kun voimavaroja löytyy, työtekijät haluavat tehdä nykyistä vähemmän etätöitä ja suhtautuvat myönteisemmin hybridityöhön.

”Työympäristömuutoksissa hyvinvointivaikutukset eivät liity pelkästään työtilojen ominaisuuksiin, vaan myös siihen, miten muutosjohtaminen ja henkilöstön huomioonottaminen onnistuu”, sanoo Työterveyslaitoksen vanhempi tutkija Annu Haapakangas. Kuva: Työterveyslaitos

Miten on, tarvitaanko toimitiloja?

– Kyllä tarvitaan, Haapakangas vastaa. – Tarvitaan yhä enemmän vaihtoehtoja. Kaikki eivät voi valita etä- tai läsnätyön välillä, joten jo se puhuu toimitilojen puolesta. Sijainnilla ja kulkuyhteyksillä on yhä suurempi merkitys, samoin työpaikan yhteydessä olevilla palveluilla, jotka tekevät arjesta sujuvampaa.

– Työtilojen tutkiminen psykologin näkökulmasta on varsin harvinainen aihe kansainvälisestikin. Tämä on osaamisala, jossa on paljon pitänyt keksiä itse. Viime vuosina työtilojen hyvinvointivaikutukset ovat alkaneet kiinnostaa tutkijoita enemmän myös kansainvälisesti, Haapakangas sanoo.

Haapakangas on mukana Työterveyslaitoksen tutkimushankkeessa, jossa selvitetään työn tekemisen muutosta koronapandemian jälkeen. Marraskuussa 2021 startanneen ja joulukuussa 2024 valmistuvan hankkeen tavoitteena on muun muassa selvittää, miten etätyö ja läsnätyö vaikuttavat työhyvinvointiin sekä työtilojen ja niihin mahdollisesti tehtävien muutosten käytäntöjen vaikutusta.

Tärkein valintakriteeri on…?

NCC katsoo pitkälle tulevaisuuteen ja tekee jatkuvaa tutkimustyötä työntekemisen nykyisten ja nousevien trendien selvittämiseksi. Uusien kehityskohteiden suunnittelu starttaa vallitsevasta markkinatilanteesta.

– Tärkein kriteeri on sijainti. Kehitettävän hankkeen tulee olla trendikkäällä ja/tai kehittyvällä toimistoalueella ja siihen tulee olla hyvät julkiset yhteydet. Tämän jälkeen voidaan alkaa keskittyä hankkeen palvelukokonaisuuteen ja brändiin sekä itse toimistotiloihin, NCC:n myyntijohtaja Uku Jaatinen kertoo.

Toiveita tulevilta toimitilojen vuokralaisilta tulee Jaatisen mukaan paljon. Olemassa olevaa sijaintia ja viranomaissäädöksiä ei voi muuttaa, mutta muutoin lähes kaikki muu on muokattavissa asiakkaiden tarpeiden ja toiveiden mukaan energiatehokkuudesta pistorasiapaikkoihin.

NCC:n kehittämä OOPS-toimistokokonaisuus sijaitsee junaradan sekä tulevan Raide-Jokerin varrella Leppävaarassa. Ikkunasta näkyy vehreä Monikonpuron ympäristö.

Mitä tapahtui sikariportaan neuvotteluhuoneille?

– Tänä päivänä korostuu vastuullisuus ja eritoten se, miten kiinteistökehittäjä pystyy todentamaan vastuullisen toimintansa monesta eri näkökulmasta, Jaatinen sanoo.

Jos ennen puhuttiin enimmäkseen hiilijalanjäljen laskemisesta ja energiatehokkuudesta, nykyään vuokranantajan tulee pystyä todistamaan myös vastuullisen työnantajan roolia sekä sitä, miten hyvin yritys noudattaa rakentamisessa niin kansallisia kuin kansainvälisiä rakentamisen kriteeristöjä.

– Yritykset haluavat viilata toimitilojen houkuttelevuutta, jotta niistä saataisiin juuri se paikka, johon on mukava lähteä joka päivä. Suurimpia muutoksia menneisiin vuosiin edustaa mm. sikariportaan neuvotteluhuoneiden vaihtuminen työntekijöiden virkistystiloiksi ja perinteisten saunatilojen muuttaminen  hyvinvointia tukeviksi spa-osastoiksi. Yhä enemmän kiinteistön yhteyteen toivotaan myös päiväkoteja.

Ruoholahteen rakenteilla olevan We Land -toimistotalon julkisivu on toteutettu kierrätetystä kuparista ja kohde on saavuttanut ensimmäisenä Suomessa BREEAM-ympäristöluokituksen korkeimman Outstanding-tason suunnitteluvaiheessa.

Onko tulevaisuuden toimitila turboahdettu?

– Toimitilojen houkuttelevuus on kaikkien vuokranantajien sekä yritysten päättäjien mielessä. Koronan jälkimainingeissa tähän ei ole oikeita ja kaikissa tapauksessa toimivia vastauksia. Jokaisella työntekijällä on omat tarpeensa ja jokaisessa yrityksessä oma uniikki yrityskulttuurinsa, Jaatinen sanoo.

Ehkä kysymys siitä, mikä saa työntekijät tulemaan toimistolle pitäisikin kääntää muotoon, mikä saa työntekijän jäämään kotiin? Monitilatoimistojen seuraava vaihe voi olla ”turboahdettu”, kuten NCC:n kehityshippi Eelis Rytkönen asian muotoilee.

Näkemyksen mukaan tilaa on tulevaisuudessa vähemmän, mutta palveluiden määrä ja laatu korostuvat. Myös jakamistalous nostaa mitä suuremmalla todennäköisyydellä päätään.

̶  Uskon vahvasti siihen, että kehittyvät toimistoalueet ja niiden yhteyteen liittyvien palveluiden monimuotoisuus ovat tulevaisuudessa isommassa roolissa kuin itse tilojen sisältö, Jaatinen summaa.