Kun yritys on tehnyt päätöksen uusista toimitiloista, talon sisällä syntyy odottava tunnelma. Tänä päivänä yritykset osallistavat yhä useammin koko henkilökuntansa mukaan suunnitteluun.
 
Uudet toimitilat mahdollistavat joukon positiivisia etuja brändimielikuvan vahvistamisesta menestyksen tukemiseen, työssä viihtymiseen ja työn tehokkuuden lisäämiseen. 
 
- Tutkimuksen mukaan jopa 78 prosenttia yrityksistä siirtää kuitenkin muuttoa, koska se koetaan stressaavaksi prosessiksi mittavaksi mielletyn työmäärän takia. Näin sen ei kuitenkaan tarvitse olla, NCC:n myyntipäällikkö Otto Ahtola kertoo.
 

1. Aloita muuton suunnittelu hyvissä ajoin

Yritysmuutto on projekti, jonka onnistuminen perustuu suunnitteluun. Kun muutto on suunniteltu mahdollisimman hyvin, se ei katkaise yrityksen toimintaa ja työt jatkuvat uudessa osoitteessa ikään kuin mitään ei olisi tapahtunut. Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty.
 
Pienen toimiston muuton suunnittelu on hyvä startata vähintään kolme kuukautta ja keskikokoisten sekä suurten yritysten 8-12 kuukautta ennen muuttoa.
 
- Kannattaa varata riittävästi aikaa sekä vanhan toimiston tyhjentämiseen että uuden kalustamiseen, jotta henkilökunnan ei tarvitse tehdä muuttoa sekasorron keskellä, Ahtola toteaa.
 
Muutolle kannattaa myös nimetä siitä vastaava henkilö tai useampia. Jos yritys on suuri, jokaisella osastolla on hyvä olla vapaaehtoinen muuttokoordinaattori, joka viestii muutosta vastaavien henkilöiden ja oman tiiminsä välillä muuttoon liittyvistä asioista. 
 
- Tärkeä työkalu on muuttoaikataulu, johon on merkitty muuton eri vaiheet, Ahola muistuttaa. 
 

2. Palkkaa sisustussuunnittelutoimisto 

Uuden toimiston sisustus ja kalusteet ovat oleellinen osa työympäristöä ja yritysbrändiä. Hyvin suunniteltu toimisto tukee työntekijöiden tuottavuutta, luovuutta ja viihtymistä. 
 
- Teemme tiivistä yhteistyötä Suomen johtavien sisustussuunnittelutoimistojen kanssa ja osaamme suositella kunkin asiakkaamme tarpeisiin parhaiten sopivat tekijät ja ammattilaiset, Ahtola sanoo.
 
- Haluamme aina kannustaa jokaista yritystä tekemään tiloistaan oman brändinsä näköiset. Omiin tarpeisiin räätälöidyt toimitilat tukevat myös toimivuutta, tilojen jaettavuutta, tehokasta tilankäyttöä ja arjen sujuvuutta, Ahtola lisää.
 

3. Viesti muutosta tärkeille sidosryhmillesi hyvissä ajoin

Tehokas viestintä on tärkeä osa muuttoprosessia, sillä se varmistaa, että liiketoimintasi jatkuu häiriöittä muuton aikana ja sen jälkeen. Hyvin hoidetun viestinnän myötä vältytään ikäviltä yllätyksiltä.
 
- Sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästä on hyvä tehdä omat suunnitelmansa, jotta niin asiakkaat, työntekijät kuin viranomaisetkin saavat tarvitsemansa tiedot muuttoon liittyen, Ahtola muistuttaa.
 
Ilmoitus muutosta kannattaa liittää sähköpostiallekirjoituksiin sekä kertoa muutosta yrityksen verkkosivuilla. Osoitteen päivittäminen kannattaa huomioida ajoissa myös muihin sisäisiin materiaaleihin kuten powerpoint-pohjiin. Lisäbuustia muutosta tiedottamiseen tarjoaa sosiaalinen media.
 

4. Muista myös Posti, verottaja ja PRH

Kun muuton aikataulu on varmistunut, ilmoita muuton ajankohta Postille. Postin osoitteenmuutos on maksuton ja se kattaa kirjelähetykset. Mikäli yrityksesi tilaa aikakauslehtiä tai sanomalehtiä, uusi osoite on hyvä ilmoittaa suoraan lehdille. Huomioithan myös, ettei Postin jälleenlähetyspalvelu kata pakettilähetyksiä. 
 
Yrityksen muuttuvista tiedoista on ilmoitettava lisäksi Verohallintoon sekä Patentti- ja rekisterihallituksen ylläpitämään kaupparekisteriin. Tämä hoituu kätevästi yhteisen yritys- ja yhteisötietojärjestelmän (YTJ) kautta. Sähköisen muutosilmoituksen voi allekirjoittaa yrityksen vastuuhenkilö tai hänen valtuuttamansa asiamies. 
 

5. Siirrä vanhaa tilaa koskevat sopimukset uuteen toimistoon

Ennen muuttoa tulee varmistaa mm. sopimusasioita, jotta työt uudessa toimistossa käynnistyvät viivytyksettä ja yllätyksittä. Muista siis siirtää vanhoista tiloista uusiin nämäkin asiat, jotta arki rullaa ensimmäisestä päivästä alkaen:
 
  • sähkösopimus
  • vakuutukset
  • siivoussopimus
  • vartiointisopimukset
  • hälytyssopimukset
  • internet-yhteys
  • puhelinjärjestelmän siirto

6. Kilpailuta ja palkkaa muuttofirma 

Yritysmuuttoja tekevät Suomessa useat yritykset. Jotta löytäisit omalle yrityksellesi parhaiten sopivan muuttoratkaisun, tarjous kannattaa pyytää useammasta yrityksestä. Mitä kokeneemmasta yrityksestä on kysymys, sitä kätevämmin muutto todennäköisesti sujuu. 
 
- Muuttofirman palvelut kattavat usein koko fyysisen muuton askeleet: kartoituksen, tilauksen, suunnittelun, toteutuksen ja jälkihoidon. Muuttofirmoista saa myös kaiken muuttoon tarvittavan muuttolaatikoista pakkausohjeisiin ja loppuraportointiin, Ahtola muistuttaa.
 
Joskus muuton aikana sattuu vahinkoja. Tämän vuoksi valitun muuttoyrityksen kanssa on hyvä keskustella niin muutettavien kalusteiden kuin rakennusten vakuuttamisesta muuton ajaksi. Näin mahdolliset rikkoutuneet hissit tai naarmuuntuneet ovenpielet eivät tule yrityksesi korvattaviksi. 
 

7. Kierrätä vanhat huonekalut ja it-laitteet

Muutto on Ahtolan mukaan oivallinen ajankohta uusia ja päivittää vanhoja toimistokalusteita ja laitteita, jotta kokonaisuus on lopputuloksen kannalta uusissa tiloissa mahdollisimman sopiva ja toimiva.  
 
Jos kalusteet ovat ehjiä ja siistissä kunnossa, kalusteiden myyminen tai lahjoittaminen uusiokäyttöön kannattaa. Kierrätys on tätä päivää.
 
Jos kalusteet eivät ole suoraan kierrätettävissä, useat kalusteita kierrättävät yritykset ottavat vastaan myös elinkaarensa päähän tulleita kalusteita ja kierrättävät ne vastuullisesti ja nopeasti maksua vastaan. 
 
Lue lisää: vanhojen kalusteiden kierrättäminen > https://www.pari.fi/kalusteiden-kierratys#myy tai

https://offistore.fi/palvelut