Tell Me - ilmoita mahdollisista rikkomuksista / report possible violations

Mikä Tell Me on?

Tell Me on NCC:n whistleblowing-ilmoituskanava, jonka kautta voit työntekijänä (kanava on myös konsulttien, toimittajien, asiakkaiden ja muiden liikekumppaneiden käytettävissä) ilmoittaa mahdollisista lakia, NCC:n eettisiä ohjeita, toimittajien eettisiä ohjeita tai muita käytäntöjä ja toimintaohjeita koskevista rikkomuksista.

Mitä whistleblowing tarkoittaa?

Whistleblowing eli väärinkäytöksistä ilmoittaminen tarkoittaa, että henkilö ilmoittaa yritykselle huolenaiheesta tai epäillystä väärinkäytöksestä. Tämän tarkoituksena on suojella yritystä, työntekijöitä ja muita sisäisiä ja ulkoisia sidosryhmiä.

Millaisista tapauksista tulee ilmoittaa?

Tapauksista, joiden arvelet rikkovan NCC:n eettisiä ohjeita, toimittajien eettisiä ohjeita tai muita käytäntöjä ja toimintaohjeita. Tällaisia voivat olla myös lain, säännön, asetuksen ja/tai julkisen edun vastaiset tapaukset. Kilpailukieltoa koskevat rikkomukset ja korruptio ovat esimerkkejä tapauksista, joista on ilmoitettava.

Mitä teen, jos on kyse vain epäilystä ja olen epävarma siitä, onko jotakin tapahtunut?

Jos olet epävarma jostakin tietystä toimintatavasta, kysy esihenkilöltäsi, henkilöstöhallinnosta, lakiasiainosastolta, vaatimustenmukaisuudesta vastaavalta taholta tai taloushallinnosta, jos haluat tietää, onko jokin oikein vai väärin. Toivomme, että mieluummin kysyt tilanteesta, joka osoittautuu harmittomaksi, kuin että jätät mahdollisen epäeettisen toiminnan selvittämättä sen takia, että olit epävarma. Lue lisää Ask Me -sivuilta.

Mitä maita koskien ilmoitus voidaan tehdä?

Ilmoituksia voidaan tehdä kaikissa toimipaikoissamme, yhteisyrityksissämme ja tytäryhtiöissämme tapahtuneista tapahtumista. Tell Me -kanava on käytettävissä kaikilla paikallisilla kielillä.

Mitä kostotoimilla tarkoitetaan?

Kostotoimi tarkoittaa, että ilmoittajaa tai henkilöä, joka on osallistunut tutkintaan esimerkiksi todistajana, rankaistaan siitä jollakin tavalla. Rangaistuksena voi olla alentaminen tai työsopimuksen päättäminen. NCC:llä on ilmoittajia suojaava käytäntö, joka kieltää tiukasti kaikki kostotoimet sellaisia henkilöitä kohtaan, jotka tekevät ilmoituksen huolenaiheesta hyvässä uskossa. Käytännön mukaan kostotoimiin puututaan kurinpidollisilla toimenpiteillä.

Mitä teen, jos minuun kohdistetaan kostotoimia?

Hyvässä uskossa tehdyt ilmoitukset eivät aiheuta sanktioita riippumatta siitä, osoittautuvatko ne aiheellisiksi vai eivät ja johtavatko ne toimenpiteisiin. Jos sinuun on mielestäsi kohdistunut minkäänlaisia kostotoimia, ilmoita niistä, jotta asia voidaan selvittää.

Mitä rikkomuksesta epäillyille tapahtuu?

Se riippuu siitä, osoittautuuko syyte paikkansa pitäväksi. Jos rikkomus vahvistetaan, NCC ryhtyy tarvittaviin toimenpiteisiin. Tähän voi sisältyä kurinpidollisia toimia, mukaan lukien irtisanominen ja mahdolliset oikeustoimet, sovellettavien lakien mukaisesti ja olosuhteista riippuen. NCC voi myös ryhtyä muihin toimenpiteisiin tapauksen uusiutumisen ehkäisemiseksi, kuten järjestää koulutusta.

Miksi minun pitäisi tehdä ilmoitus?

Vahva, läpinäkyvä ja myönteinen rehellisyyden kulttuuri on keskeistä NCC:lle, ja se on linjassa Star Behaviors -toimintatapojen ja ydinarvojen, eli rehellisyyden, kunnioituksen ja luottamuksen, kanssa. Harkittu toiminta on Star Behavior -toimintatapa, jonka mukaisesti meidän odotetaan kantavan vastuumme omasta toiminnastamme ja resurssien käytöstä. Tavoitteena on myös ennakoida riskejä ja toimia rehellisesti varmistaaksemme turvallisen, laadukkaan ja kestävän toiminnan.

Meidän kaikkien vastuulla on toimia eettisesti oikein ja kertoa asianmukaisille henkilöille, jos joku ei toimi eettisesti oikein tai rikkoo jotakin lakia tai säädöstä.

Tiedän, että jotkut henkilöt ovat mukana epäeettisessä toiminnassa, mutta toiminta ei koske minua. Miksi minun pitäisi ilmoittaa siitä?

Kannustamme sinua ilmaisemaan huolesi kaikenlaisten väärinkäytösten estämiseksi. Kaikki epäeettinen toiminta kaikilla tasoilla vahingoittaa viime kädessä yritystä ja kaikkia työntekijöitä, myös sinua. Jos tiedossasi on rikkomuksia, väärinkäytöksiä tai eettisiä rikkomuksia, voit ajatella, että velvollisuutesi on ilmoittaa siitä niin itsesi kuin työtovereidesi vuoksi.

Haluaako johto todella, että teen ilmoituksen?

Ehdottomasti. NCC ei siedä vaatimusten vastaista toimintaa, vaan toimii johdonmukaisesti tapauksissa, joissa NCC:n eettisiä ohjeita rikotaan. Mitä aikaisemmin tiedämme, sitä nopeammin voimme toimia ja toivottavasti minimoida väärinkäytösten kielteiset vaikutukset.

Eikö tämä järjestelmä ole vain esimerkki siitä, että minua valvotaan?

NCC on sitoutunut ydinarvoihinsa, joita ovat rehellisyys, kunnioitus ja luottamus. Tämän sitoumuksen mukaisesti kannustamme ilmoittamiseen ja odotamme työntekijöiden ja muiden mistä tahansa NCC:n toiminnan osa-alueesta vakavasti huolissaan olevien henkilöiden tekevän ilmoituksen. Tell Me -kanavan ja mahdollisten NCC:n tekemien selvitysten tavoitteena on saada selville, mitä on tapahtunut riippumatta paikasta ja organisaation tasosta, jota asia koskee.

Kuka voi tehdä ilmoituksen Tell Me -kanavan kautta?

Kuka tahansa voi tehdä ilmoituksen Tell Me -kanavan kautta. Useimmiten ilmoittajana on työntekijä, mutta ilmoituksen voivat tehdä myös konsultit, toimittajat, asiakkaat tai muut liikekumppanit.

Kuka vastaanottaa ilmoitukset?

Tell Me -ilmoituskanavan kautta tehdyt ilmoitukset vastaanottaa konsernin vaatimustenmukaisuudesta vastaava taho, joka arvioi jokaisen ilmoituksen. Whistleblowing-kanavan tarjoaa ulkoinen yritys nimeltä People InTouch, ja se on käytettävissä vuorokauden ympäri viikon jokaisena päivänä millä tahansa kielellä, puhelimitse tai Internetin kautta.

Kuka tutkii ilmoitukset?

Tutkinnasta vastaavat organisaation eri tahot riippuen siitä, mistä ilmoituksessa on kyse ja missä toiminta tapahtui. HR-osasto arvioi tavallisesti häirintää, syrjintää tai oikeudenmukaista työsuhdetta koskevat ilmoitukset, kun taas muita ilmoituksia voivat arvioida lakiasiainosasto tai muut konsernin toiminnot, kuten turvallisuusosasto. NCC:n selvityksiä tekevät tahot käsittelevät ja selvittävät whistleblowing-ilmoitukset itsenäisesti.

Keitä NCC:n whistleblowing-käytäntö suojaa?

Suojattuihin kuuluvat erilaiset henkilöt, jotka voivat saada tietoja rikkomuksista työhönsä liittyen. Tällaisia henkilöitä voivat olla työntekijät, palkattomat harjoittelijat, osakkeenomistajat, joilla on aktiivisia toimeksiantoja, sekä valvontaelinten jäsenet (mukaan lukien hallitus), riippumattomat kolmantena osapuolena toimivat urakoitsijat, alihankkijat ja toimittajat. Ilmoittajan suojaus koskee myös ilmoittajia avustavia henkilöitä, kuten työtovereita ja sukulaisia.

Jos olen huolissani jostakin, miten ilmoitan siitä?

Kehotamme tekemään ilmoituksen epäillyistä eettisiä ohjeita koskevista rikkomuksista suoraan esihenkilöllesi, esihenkilösi esihenkilölle, henkilöstöhallinnolle, lakiasiainosastolle, talousosastolle tai konsernin vaatimustenmukaisuudesta vastaavalle taholle. Voit tehdä sen postitse, puhelimitse tai henkilökohtaisesti. Jos et kuitenkaan voi tehdä ilmoitusta millekään näistä, voit ilmoittaa asiasta nimettömästi ilmoitusten tekemiseen tarkoitetun Tell Me -kanavan kautta.

Mihin nämä ilmoitukset menevät? Kuka voi tarkastella niitä?

Ilmoitukset syötetään suoraan whistleblowing-palveluntarjoajan suojatulle palvelimelle, joka toimii NCC:n IT-ympäristön ulkopuolella. Palveluntarjoajamme People InTouch ja heidän Speak Up -järjestelmänsä antavat raportit vain sellaisten NCC:n henkilöiden käyttöön, jotka vastaavat raporttien arvioinnista ja tutkimusten suorittamisesta. Jokainen näistä vastaanottajista on sitoutunut käsittelemään ilmoituksia luottamuksellisesti.

Voivatko epäillyt henkilöt päästä tarkastelemaan ilmoitustani?

Tell Me -ilmoitusprosessi ja tutkintaprosessimme on suunniteltu niin, että osapuolille ei ilmoiteta ilmoituksesta eivätkä he pääse käsiksi ilmoituksiin, joissa heidät on mainittu.

Olen huolissani siitä, että antamani tiedot paljastavat lopulta henkilöllisyyteni. Miten voin olla varma, että näin ei tapahdu?

Ilmoittajan henkilöllisyyttä ei ole koskaan mahdollista selvittää. Ulkopuolinen palveluntarjoaja ei koskaan anna NCC:lle mitään tunnistettavissa olevia tietoja, kuten IP-osoitetta tai ääniviestiä. Järjestelmä antaa ilmoittajalle yksilöllisen tapausnumeron. Tämän tapausnumeron avulla ilmoittaja voi kuunnella tai lukea NCC:n vastauksen ilmoitukseen palatessaan järjestelmään.

Henkilöllisyytesi pidetään aina salassa. Voit myös tehdä ilmoituksen nimettömänä, jos paikalliset lait sallivat sen. Anonymiteetin varmistamiseksi voit jättää mahdolliset henkilöllisyyteesi liittyvät tiedot kertomatta ilmoituksessa. Jos päätät tehdä ilmoituksen nimettömästi, muista kuitenkin käydä katsomassa ilmoitusta myöhemmin, sillä konsernin vaatimuksenmukaisuudesta vastaava taho on voinut lähettää sinulle kysymyksiä. Asianmukaisen tutkinnan suorittaminen voi olla vaikeampaa, jos ilmoittaja on nimetön, joten harkitse tätä vakavasti ennen ilmoituksen lähettämistä.

Mitä ilmoituksen pitäisi sisältää?

Tutkinnan kannalta on tärkeää, että ilmoittaja antaa mahdollisimman paljon tietoja auttaakseen tutkinnassa (vastaukset kysymyksiin mitä, milloin, miten, missä ja kuka ovat aina hyödyksi asian selvittämisessä). Lisäksi kaikista mahdollisista asiakirjoista on apua.

Jos muistat ilmoituksen tekemisen jälkeen jonkin tärkeän asian, voit palata salasanan avulla Tell Me Line -kanavalle ja tarkastella alkuperäistä ilmoitustasi. Tässä vaiheessa voit antaa lisätietoja tai vastata konsernin vaatimustenmukaisuudesta vastaavalta taholta mahdollisesti saamiisi kysymyksiin.

Saanko tietää tekemäni ilmoituksen tuloksista?

Jos ilmoittajan valitsema ilmoituskanava on ulkoinen whistleblowing-kanava, konsernin vaatimustenmukaisuudesta vastaava taho toimittaa ilmoittajalle vahvistuksen ilmoituksen vastaanottamisesta noin 48 tunnin kuluessa. Joskus tämä vahvistus sisältää kysymyksiä, joista olisi hyötyä tutkinnassa. Ilmoittajalle ilmoitetaan myös tutkinnan päättymisestä. Tutkinnan luonteesta riippuen ilmoittajalle saatetaan jakaa tiettyjä tietoja, jotka eivät ole luottamuksellisia, mutta ne eivät kuitenkaan koskaan sisällä henkilötietoja.

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Kaikkia Tell Me -puhelimen tai -verkkojärjestelmän kautta lähetettyjä tietoja käsitellään ilmoituksen seurantaan ja selvittämiseen paikallisten lakisääteisten velvoitteiden mukaisesti. Tietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeellista tapauksen käsittelyä varten, kuitenkin enintään kaksi vuotta.

Henkilötietojen käsittelyä whistleblowing-järjestelmän kautta säädellään tiukasti yleisessä tietosuoja-asetuksessa (GDPR).

Kuka voi tarkastella tietoja?

Kaikki raportit vastaanottaa konsernin vaatimustenmukaisuudesta vastaava taho, ja niitä käsitellään tiukan tiedon tarvetta koskevan käytännön mukaisesti. Tietoja pääsee tarkastelemaan tapausta tutkiva henkilö, joka on yleensä NCC:n laki-, vaatimustenmukaisuus- tai HR-osaston jäsen riippuen siitä, mitä asia koskee ja missä osassa yritystä rikkomuksen epäillään tapahtuneen. Rikkomuksen tyypistä riippuen myös muut osastot (esim. sisäinen tarkastus) voivat olla mukana, ja joskus tarvitsemme ulkopuolisia asiantuntijoita auttamaan selvityksessä.

Onko ilmoituksen tekemiseen muita tapoja?

Edellä mainittujen sisäisten resurssien lisäksi varmimman käsittelytavan tarjoaa ulkoinen Tell Me -kanava. Voit myös ottaa yhteyttä vaatimustenmukaisuusjohtajaan sähköpostitse (link email) tai kirjeitse osoitteeseen: Head of Compliance, Group Legal & Risk, 170 80 Solna, Sweden.

Voit myös ottaa yhteyttä kyseisen maan paikalliseen lasiasioista vastaavaan tahoon tai ilmoittaa asiasta paikallisille viranomaisille.

• Yhteyshenkilö Ruotsissa
• Yhteyshenkilö Tanskassark
• Yhteyshenkilö Suomessa
• Yhteyshenkilö Norjassa: Compliance@ncc.se

Paikalliset viranomaiset Suomessa, Ruotsissa ja Tanskassa:

• Sweden
• Denmark
• Finland